CLAVES INFALIBLES PARA ORGANIZARTE MEJOR 

Todo antes del viernes y sin contar la carga normal de trabajo. A veces desearía que hubieran días de 36 horas, pero creo que si los inventaran, tampoco me daría tiempo. Dicen que todo es cuestión de organizarse, de aprender a decir que no a lo accesorio y resolver pronto lo necesario. Es fácil decirlo, pero aprender a hacerlo tiene su gracia. A sabiendas de mi crisis organizacional, una amiga me pasó cuatro métodos de organización a elegir. Aquí se los comparto, a ver si a ustedes les sirve alguno. Yo, como buena contreras que soy, haré un mix con lo que me acomode mejor de cada uno.

En tres partes. Si eres de las personas que no sabe por dónde empezar o de las que se paralizan al ver el cerro de pendientes, esto es para ti. Existe un método para organizar los mails llamado Trusted trio, se trata de clasificarlos en tres categorías: acción, los que requieren respuesta inmediata; archivo, los que ya no necesitan respuesta pero hay que guardarlos por su utilidad; en espera, aquellos mensajes que son importantes pero no urgentes. Si tomamos este método y lo aplicamos a las tareas cotidianas, no importa por dónde empecemos, de cualquier forma estaremos aligerando la carga de estrés y ayudando a la mente a funcionar mejor. Es importante que no acumules tareas clasificadas como "acción", y que las tareas "en espera" se resuelvan antes de, digamos, quince días.

El arte de priorizar. Si eres de los que acumulan en el escritorio las cuentas, sin revisar cuál debías pagar antes de ayer, esto es para ti. Se trata de un método desarrollado por David Allen (davidco) llamado Getting Things Done. Su objetivo es liberar la mente de preocupaciones para concentrarse en las prioridades. Para distinguir qué es prioritario, debes tener en cuenta tres factores: 1. el contexto, qué puedes resolver con las herramientas que tienes a mano y en el lugar en el que te encuentras 2. de cuánto tiempo dispones 3. cuánta energía tienes. Ahora, si dos de tus tareas pendientes reunen tres de las anteriores, sólo hay que decidir cuál es más importante. Establece un par de prioridades diarias y deja de preocuparte por lo que no te dará tiempo de hacer. Eso sí: las tareas que puedan realizarse en menos de dos minutos, no hay que anotarlas en la agenda, hay que resolverlas de inmediato.

Mapa mental. Si eres de las personas que aman la improvisación y el arte, pero que a veces sienten que pierden el rumbo, esto es para ti. Un mapa mental sirve para visualizar las ideas a través de esquemas o diagramas. Dicen que así funciona nuestro cerebro: un nudo central con muchas ramas que a su vez se ligan a otros nudos, de los cuales se desprenden otras ramas. Se trata entonces de tomar la información que tienes y dibujar un esquema que ponga todo en relación, de manera que, al final, tienes una visión global de tu situación. Puedes usar los recursos gráficos que necesites, dibujos, letras, formas... Aquí hay muy buenos ejemplos. Este método puede servir para que los niños y las personas con problemas para expresar sus necesidades, puedan empezar a organizarse y no la pasen mal. Sólo se necesitan lápices y un papel suficientemente grande, o bien, un pizarrón blanco o un cristal y los plumones adecuados. En el centro anota el objeto de tu búsqueda (p.e. examen final), y de ahí empieza a trazar ramas en distintas direcciones según la categoría de información o la tarea que corresponda. No controles el ejercicio, deja que tu mente haga lo que mejor sabe hacer. Por último, observa cómo se relacionan unas ramas con otras y de qué manera puedes organizar tus acciones.

Tu propio coach. Si eres de las personas que conocen las soluciones pero dudan de si es o no la correcta, esto es para ti. Más que una receta, este método es una prueba de voluntad, disciplina, humildad, y mucha creatividad, puesto que en el coaching la idea es plantear cierto número de soluciones, estudiar sus ventajas y desventajas, y tomar decisiones de acuerdo a tus capacidades o necesidades. Hay que empezar por dividir el objetivo en pequeñas acciones sucesivas y concentrarse en realizar una a la vez. Anota en tu agenda una lista con las tareas en orden de importancia, y tómala en serio. Lo mejor es que se vale pedir ayuda en cualquier etapa de tu proceso. Fuente

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