El benchmarking como toda herramienta aplicable a la planificación estratégicas de las empresa sigue ciertas etapa. A continuación le presentamos las etapas del benchmarking

Los pasos para la realización de un Benchmarking son:

1. Definir el área, propósito y objetivos del Benchmarking

Determinar QUE analizar. Pero hemos de priorizar. Hemos de contestar a cuestiones como:

¿Dónde tenemos problemas?
¿Dónde eliminar costes?
¿Dónde debemos mejorar?
¿Dónde podemos mejorar?

Determinar qué área, producto, servicio o proceso hemos de mejorar. Pero ojo: en el Benchmarking hemos de ser ambiciosos. No hemos de determinar qué proceso podemos mejorar un 3%, sino al menos un 30%.

2. Crear un Equipo de trabajo:

Formado por personas válidas, de diferentes áreas, con gran capacidad para recoger información fuera de la empresa y sobre todo capaces de convertir la información en DECISIONES.

En el equipo es positivo incluir personas afectadas por el problema, lo que denomino BINOMIO conocedor del problema, conocedor del Benchmarking.

Éste último, puede ser un Consultor externo. A la hora de formar el equipo necesitamos personas KAIZEN, es decir, hemos de rechazar a todo aquel que piense que "....ya lo hacemos lo suficientemente bien como para cambiarlo"

Será el equipo el responsable de elaborar, en una primera fase, un Calendario y un Presupuesto, flexible por supuesto, pero muy importante, porque sino el Benchmarking se puede prolongar de forma indefinida, convirtiéndose en ineficaz, y el presupuesto se puede disparar por las nubes.

3. Determinar las empresas a las cuales vamos a estudiar:

De esta definición depende el éxito o fracaso del Benchmarking. Llegados a esta fase, sólo puedo darles un consejo: imaginación.

Sin duda, una empresa que tiene problemas con el transporte de sus mercancías puede aprender de los líderes haciendo "eso": las empresas courier. Un pequeño supermercado que tiene en horas punta problemas con las colas delante de la caja, puede buscar soluciones en bancos o parques de atracciones.

Hemos de dar respuesta a la pregunta ¿Quiénes nos pueden enseñar lo que necesitamos aprender? Realizar un Brain Storming puede ser de gran utilidad.

Existe una alternativa, cada día más extendida: las denominadas Redes Formales de Benchmarking. Grupos de empresas que crean Sistemas de Información entre ellas para aprender unas de otras.

4. Desarrollar un método de recogida de datos:

Esta es la fase crítica del Benchmarking. ¿Cómo recoger información?. Si utilizamos encuestas por escrito, hemos de tener en cuenta que el índice de respuesta va a ser muy bajo y que la profundidad de la información será casi nula. Si utilizamos el teléfono, hemos de contar con los filtros, la falta de tiempo, etc.

Sin duda, la mejor forma de recopilar información es mediante entrevistas personales. Y la clave es el TIEMPO:

o Tiempo para preparar la entrevista
o Tiempo para encontrar la persona correcta con quién reunirse
o Tiempo para entrevistar al interlocutor
o Tiempo para visitar la empresa

Hemos de tener en cuenta que en la entrevista "voy a aprender y no tengo nada que enseñar", con lo cual, el tiempo que nuestro interlocutior dedica a reunirse con nosotros, enseñarnos sus procesos, etc. lo hemos de agradecer sinceramente. Puntos clave son:

o La ética
o La sinceridad: no tratar de engañar a nuestro interlocutor camuflando el Benchmarking de entrevista de un periódico empresarial o supervisión de una comisión gubernamental.
o La confidencialidad: no vamos a suministrar un solo dato a nadie
o Y la reciprocidad: vamos a ofrecer una colaboración recíproca en un futuro

5. Resumir los datos encontrados en el proceso de Benchmarking

6. Establecer las diferencias entre nuestra organización y las investigadas

7. Traducir la información en estrategias

8. Actuar: aplicar lo aprendido

Atención: el Benchmarking no se trata de un proceso para realizar un completo estudio para encuadernarlo y colocarlo en la Biblioteca de la empresa. Hasta aquí, todo lo realizado no sirve para nada si no se aplica.

Y una vez realizado este paso, se vuelve al principio. ¿Qué otro área, producto, servicio o proceso podemos mejorar? Fuente