Las 8 claves para el empleado virtual. Trabajar a distancia permite a las firmas bajar gastos mientras el empleado sube su productividad; la comunicación y el trabajo en equipo son básicos para que el modelo funcione

(CNNExpansión.com) — Desde la casa, en el auto o en oficinas virtuales, la tendencia de trabajar fuera de la empresa va en aumento porque las organizaciones reducen sus costos hasta un 80% bajo el esquema home office, de acuerdo con datos de Regus, proveedor de oficinas de outsourcing para compañías.

En el país, alrededor de 11.9 millones de personas de la Población Económicamente Activa son trabajadores independientes, de los cuales un 59% se dedica al comercio y a los servicios, según cifras al tercer trimestre de la Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE).

"Cada vez más empresas se dan cuenta que tener a un empleado sentado en la oficina no significa que sea exitoso o confiable. El tiempo que implican los traslados es uno de los factores que ha favorecido el home office, esquema que hoy ocupan grandes corporativos, sobre todo en la industria de la tecnología", explicó la directora general de Regus México, Cati Cerda.

La contingencia sanitaria que ha enfrentado el país debido a la epidemia de influenza A/H1N1 es un claro ejemplo de la inmediatez con que puede presentarse la necesidad de laborar en forma remota.

Eso sin contar que muchos profesionistas están eligiendo esta dinámica; en América Latina, por ejemplo, casi 50% del gremio periodístico es freelancer, refiere datos de la Federación Internacional de Periodistas (FIP).

"Uno de los ejes de las estrategias de negocios en varias empresas es el impulsar que la gente trabaje desde sus casas, hay que evolucionar a una cultura de facilitar este esquema, mediante el cual las personas pueden ser tan eficientes como en la oficina", dijo el director de negocios de productividad de Microsoft México, Gerardo Vera.

Los 8 de rigor

El empleado que incorpora este modelo aumenta su nivel de compromiso, porque considera una ventaja que lo dejen trabajar así y no quiere dar motivo para perder la concesión. Otra de las ventajas de este esquema es que los empleados tienen más horas ‘lúcidos', mencionó Cati Cerda.

"No es lo mismo que inviertas 40 minutos en trasladarte al trabajo, como mínimo, a empezar desde temprano en casa y terminar tus labores a tiempo para realizar otras actividades. Es un círculo virtuoso, si la cuestión anímica mejora eso se refleja en el desempeño y la lealtad de la persona", expresó.

La tecnología es la principal aliada en este ámbito; una computadora, una buena conexión a Internet y un teléfono celular, son básicos para ser un trabajador móvil.

Los retos primordiales para que los negocios desarrollen el home office son: mantener informado al empleado y no permitir que éste pierda el sentido de pertenencia a la organización. Para lograr esa meta, aquí algunas sugerencias de Cerda:

1. Cuando la comunicación entre el trabajador y la compañía se realiza por teléfono o correo electrónico puede surgir el riesgo de sentirse aislado. Para evitar esto, la opción es organizar reuniones semanales o quincenales con el empleado, sea en la oficina o por videoconferencia.

2. Hay que informar a la persona sobre las novedades que se den continuamente y evitar que se entere de las noticias corporativas a través de otros, como sus clientes y proveedores.

3. Es importante actualizar al empleado sobre los avances tecnológicos, que ayudan a mejorar el trabajo a distancia. Propón y comenta con el equipo los métodos o programas que optimizan la organización de la agenda y las tareas.

4. El jefe tiene que demostrar confianza en sus ‘trabajadores móviles' y en su desempeño; eso permite crear un clima de cooperación. Si hay que sugerir algún cambio o se tiene una crítica, lo mejor es la comunicación telefónica por encima del correo electrónico, a veces la forma en que se redacta el mensaje puede propiciar malos entendidos.

5. El empleado independiente por lo regular no tiene compañeros con quienes poder intercambiar opiniones y está expuesto a resolver las dudas por sí sólo, de ahí que el apoyo de la compañía es vital; si tuvo un logro hay que reconocérselo.

6. Claridad ante todo, el jefe debe tomarse su tiempo para ser específico con lo que solicita, en especial al redactar los e-mails explicando las tareas a cumplir, las fechas y la forma de entrega.

7. En caso de no recibir respuestas al correo enviado hay que confirmar su recepción por teléfono y darle seguimiento por esta vía a los compromisos encargados.

8. Para la persona que labora independiente es fundamental sentirse parte de un equipo y que recibe los mismos beneficios; hay que invitarlos ocasiones especiales como la reunión de fin de año, aniversario u otras juntas.

Por su parte, el empleado móvil necesita ‘aplicarse' cada inicio de semana para saber cuál será su agenda de trabajo; así puede organizar sus entregas y reuniones a cumplir. No hay que olvidar que la operación desde casa exige un fuerte nivel de organización.

A su vez, el hecho de ser móvil no significa perder relación con el resto del equipo, al contrario hay que propiciar reuniones periódicas y salidas de carácter social con los amigos del área, para fomentar ese espíritu de pertenencia y "no volverse seres solitarios en el hogar", comentó Cerda.

Regus ofrece a las empresas opciones para establecer lugares de trabajo, en el concepto de oficina virtual. También hay otras herramientas que puedes descargar desde casa y te ayudan a mantenerte conectado con tu grupo, por ejemplo:

Google Docs http://docs.google.com/ es un servicio en línea a través del cual se puede compartir documentos (y trabajar sobre ellos) con varias personas.

Drop.io http://drop.io/ permite a los usuarios navegar de manera conjunta por Internet y mantenerse comunicados por mensajería e intercambiar textos o imágenes. Fuente